Pre-alert Là Gì? Khái Niệm Và Lưu Ý Về Pre-Alert

Thuật ngữ nhận pre-alert từ đại lý nước ngoài bao gồm: MB/L, HB/L bằng mail or bằng fax bạn thường nghe nhưng chưa hiểu rõ Pre-alert là gi,tại sao lại sử dụng thuật ngữ này trong xuất nhập khẩu. Những lưu ý về pre-alert, tham khảo chi tiết bài viết tại đây.

Trong ngành xuất nhập khẩu hàng hóa thì công việc chính là xuất khẩu hàng hóa hoặc là nhập khẩu hàng hóa, thông qua những điều khoản, thông lệ quốc tế cũng như các điều luật thương mại của mỗi quốc gia mà nội dung hay bộ chứng từ có phần khác biệt và thực chất thì để đảm bảo an toàn cho các bên trong việc thực hiện hợp đồng thì tất cả các chứng từ của việc xuất nhập khẩu hàng hóa thì khá là phức tạp và rắc rối bởi vì càng chi tiết thì càng tránh được những tranh chấp khó giải quyết khi mà có rủi ro xảy đến.

Pre-alert Là Gì? Khái Niệm Và Lưu Ý Về Pre-Alert

Pre-alert Là Gì? Khái Niệm Và Lưu Ý Về Pre-Alert

Việc xuất hiện của các công ty cung ứng dịch vụ xuất nhập khẩu là điều tất yếu và hiển nhiên. Trong bài viết này chúng ta cùng nhau tìm hiểu về pre – alert là gì trong ngành xuất nhập khẩu? Và công việc của một nhân viên làm hàng xuất khẩu và hàng nhập khẩu như thế nào nhé!

Hiểu Pre – alert như thế nào?

Bất cứ chứng từ nào cũng quan trọng trong một số giai đoạn riêng của việc làm hàng, vận chuyển hàng cả, đối với pre – alert cũng như thế bởi vì pre – alert là một bộ hồ sơ nằm trong bộ chứng từ hàng hóa mà khi người nhân viên làm hàng đã có đủ toàn bộ các thông tin của lô hàng và một số chứng từ cần thiết khác thì người nhân viên đó sẽ gửi thông tin cho chính đại lý của công ty họ ở quốc gia nhận hàng nhằm mục địch xử lý hàng hóa. Nói tóm lại là Pre – alert là bộ hồ sơ được tạo ra và gửi đi đến cho đại lý của công ty đó tại nước nhận hàng hóa trước khi hàng hóa đến ( tên tiếng anh của bộ hồ sơ này là agent send to forwarder ).

Công việc của nhân viên xuất nhập khẩu đối với từng loại hàng xuất khẩu và từng loại hàng nhập khẩu là gì?

– Đối với nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa:

+ Ngay sau khi tiến hành thỏa thuận hợp đồng cũng như giá cả với các khách hàng của mình thì nhân viên xuất nhập khẩu sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng, tiếp theo sẽ liên hệ với hãng tàu và công ty giao nhận vận chuyển hàng hóa ( forwarder ) để lấy được tờ lệnh cấp vỏ container rồng dùng để chứa hàng hóa.

+ Thực hiện gửi Fax lệnh cấp container rỗng đó cho khách hàng của mình.

+ Tiến hành theo dõi cũng như kịp thời thông báo và gửi yêu cầu các khách hàng của mình đóng hàng hóa và hạ hàng hóa đúng ngày giờ đã được thỏa thuận từ trước và được quy định trên lệnh cấp container.

+ Yêu cầu khách hàng của mình khi mà đóng hàng vào bên trong container xong thì cần phải lưu ý lập ngây báo cáo chi tiết làm HBL ( house bill – vận đơn thứ cấp ) để cho nhân viên gấp. Sau khi mà nhận được bản chi tiết lô hàng từ phía khách hàng thì nhân viên xuất nhập khẩu sẽ đánh văn bản HBL nháp và gửi qua fax cho khách hàng kiểm tra và phản hồi cũng như xác nhận. Sau khi nhận được xác nhận cuối cùng của khách hàng thì tiến hành in HBL cho khách hàng.

+ Bên cạnh đó nhân viên xuất nhập khẩu có nhiệm vụ gửi ngay chi tiết lô hàng cũng như tên đại lý ở nước sở tại cho hãng tàu để đánh MBL ( master bill – vận đơn chủ ). Ngay khi nhận được MBL nháp từ hãng tàu thì phải tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng về tên tàu, số chuyến, số container – số seal, tên đại lý, …

+ Có thể đến hãng tàu để nhận MBL hoặc là nhận MBL thông qua fax bởi vì thông thường thì các bạn chỉ cần đến MBL surrender mà thôi. Tiến hành giao HBL cho khách hàng của mình và thu tiền phí bill.

+ Cuối cùng là lưu toàn bộ file và giấy tớ: HBL, MBL, hóa đơn, giấy giới thiệu, phiếu đóng gói hàng hóa, …

– Đối với nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa:

+ Tiếp nhận pre – alert từ đại lý của mình ở nước ngoài ( nước xuất khẩu ý ) sau đó chuẩn bị Cargo mainfest cũng như gửi fax cho hãng tàu và công ty giao nhận vận chuyển hàng hóa ( forwarder ) thể hiện ngay trên MBL.

+ Tiếp nhận thông báo từ phía hãng tàu và công ty giao nhận vận chuyển, sau đó đến văn phòng của hãng tàu hay công ty giao nhận vận chuyển để nhận lệnh giao hàng Delivery order ( D/O ) kèm theo các chứng từ như là các D/O thứ cấp, MBL của hãng tàu hoặc HBL của công ty giao nhận vận chuyển.

+ Phát hành D/O để giao cho khách hàng của mình ( consignee ), sau đó thu tiền phí handling charge, phí kho bãi CFS ( đối với hàng lẻ LCL ), phí D/O, cước collect, …

+ Cuối cùng thực hiện lưu trữ HBL, MBL, các bản sao của D/O, hóa đơn, phiếu đóng gói hàng hóa, giấy giới thiệu, …

Nhìn chung thì tuy công việc của một nhân viên xuất nhập khẩu khá là phức tạp trong việc chuẩn bị chi tiết các chứng từ và công việc này cần phải diễn ra một cách kịp thời và mau chóng. Nếu như bạn đang có ý định làm việc trong ngành này thì hãy tìm hiểu thật kỹ về các loại phí, phụ phí, vận đơn hàng hóa, … với sự chuẩn bị kỹ càng cùng với khả năng ngoại ngữ cần có thì chắc hẳn bạn sẽ thành công trong công việc này đấy!

Trên đây là những kiến thức xoay quanh pre-alert là gì, hi vọng có thể giúp các bạn hiểu thêm được về một trong những thuật ngữ khá phổ biến trong xuất nhập khẩu, logistics này

Chúc bạn thành công !

Pre-alert Là Gì? Khái Niệm Và Lưu Ý Về Pre-Alert
5 (100%) 2 votes

Leave a Reply