Làm Hành Chính Nhân Sự Cần Học Những Gì – Công Việc Này Có Vất Vả ?

1. Chân Dung Nhân Viên Hành Chính Nhân Sự 

Hành chính nhân sự (Human Resources) là bộ phận quan trọng ở mỗi doanh nghiệp, được gọi tắt là HR. Vị trí này đảm nhiệm đa nhiệm vụ và liên kết chặt chẽ giữa nhân sự và các công việc hành chính của công ty.

Trước khi tìm hiểu làm hành chính nhân sự cần học những gì thì bạn phải biết được công việc của một nhân viên hành chính nhân sự. Họ là người chịu trách nhiệm về các thủ tục hành chính, các công tác của nhân viên, thông tin nhân viên, hỗ trợ nhân viên trong suất quá trình làm việc ở công ty. Là cầu nối giữa cấp lãnh đạo và nhân sự. 

Sự phát triển của xã hội khiến mô hình doanh nghiệp dịch chuyển nhiều. Và khi ngành dịch vụ ngày càng phát triển thì Hành chính nhân sự cũng được “ví von” là bộ phận dịch vụ cung cấp sự hài lòng cho nhân sự trong công ty, thực hiện các chức năng đối nội – đối ngoại đảm bảo cho tổ chức hoạt động đúng như định hướng của ban lãnh đạo đề ra.

Với các công ty vừa và nhỏ thì Hành chính nhân sự là một phòng ban, với các công ty lớn có thể tách rời riêng bộ phận nhân sự và bộ phận hành chính. Tuy nhiên, sự gắn kết giữa 2 hạng mục này là vô cùng chặt chẽ. Bất kỳ công ty nào cũng cần hành chính nhân sự nên đây là ngành có cơ hội việc làm mở rộng. 

2. Công Việc Của Nhân Viên Hành Chính Nhân Sự 

Trước khi biết được làm hành chính nhân sự cần học thì bạn cần biết các công việc mà một nhân viên hành chính nhân sự sẽ làm trong công ty. Từ đó bạn sẽ biết cần học gì để đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp. 

Quản lý hồ sơ và giấy tờ

Đúng với cái tên gọi hành chính, công việc đầu tiên chính là quản lý toàn bộ hồ sơ, lưu trữ giấy tờ của công ty. Các loại công văn, đơn thư, đề nghị, các loại tài liệu, văn bản, hồ sơ liên quan trong và ngoài của công ty đều do bộ phận này quản lý, lưu trữ online cũng như offline. 

Quy trình: Tiếp nhận các giấy tờ từ các phòng ban, nhân viên từ hồ sơ làm việc, đơn nghỉ phép, đơn xét duyệt đến các ấn phẩm, các tờ rơi, các văn bản ký kết, hợp đồng lao động…

Lương, thưởng, bảo hiểm, chế độ thai sản, chế độ tăng lương cũng nằm trong hạng mục mà hành chính nhân sự cần quản lý. 

Training và điều động nhân sự 

Training ở đây không phải là sẽ dạy về nghiệp vụ mà hành chính nhân sự sẽ có trách nhiệm tiếp đón và đào tạo về quy trình, văn hóa cách vận hành công việc cơ bản trong tổ chức cho nhân viên mới. 

Về phần điều động nhân sự, trưởng phòng hành chính nhân sự có quyền “mượn” hoặc điều động nhân sự của các phòng ban để sử dụng cho công việc chung của công ty hoặc hỗ trợ hoạt động của các phòng ban khác. 

Văn hóa doanh nghiệp 

Về mảng văn hóa doanh nghiệp với những công ty to sẽ có chuyên bộ phận để phụ trách chính. Với những công ty nhỏ bộ phận này hợp với Ban công đoàn để duy trì và phát triển văn hóa của doanh nghiệp. 

Văn hóa doanh nghiệp liên quan đến các vấn đề như: ma chay, ốm đau, cưới hỏi, hiếu hỉ, các hoạt động vui chơi, các hoạt động lễ tế. Đây đều là những quyền lợi đi kèm của người lao động và hành chính nhân sự cần tổ chức thường xuyên để đạt được sự hài lòng, gắn bó của nhân viên với tổ chức. 

Làm bảng lương 

Nếu nghĩ rằng đây là việc của phòng kế toán thì cũng không đúng bởi hành chính nhân sự quản lý nhân sự mới biết được tình hình làm việc của nhân sự. Từ đó phải làm bảng lương thông qua các việc như chấm lương, nghỉ phép, đảm bảo KPI để chi trả lương cho đúng quy định của công ty. 

Quản lý tài sản và các thiết bị

Hành chính nhân sự sẽ phối hợp với các phòng ban để kiểm soát cơ sở vật chất làm việc theo từng thời điểm. Là người quản lý tài sản khi nhân viên nghỉ việc và bàn giao với nhân viên mới. 

Ngoài ra, hành chính nhân sự cũng cần nắm bắt được cơ sở vật chất nào hỏng học, cần thay thế để đảm bảo tiến độ công việc được tốt nhất. 

Hàng tháng, cần kiểm tra các ấn phẩm văn phòng và mua bổ sung phân phát các phòng ban theo yêu cầu. 

Tác giả xin gửi tới bạn đọc 1 bảng mô tả tin tuyển dụng vị trí nhân viên hành chính nhân sự tổng hợp như sau:

3. Làm Hành Chính Nhân Sự Cần Học Những Gì?

Làm hành chính nhân sự cần học những gì là quan tâm của những bạn trẻ đang muốn đuổi ngành học này. Để trở thành một nhân viên hành chính nhân sự giỏi bạn sẽ cần học khá nhiều thứ. 

Với bất kỳ ngành nghề nào kiến thức chuyên môn luôn là nền tảng đầu tiên để có việc làm tốt. Bạn có thể học chuyên môn qua các trường đại học, cao đẳng học viện hoặc học thêm những khóa ở ngoài trung tâm để tăng khả năng thực hành. 

Lý thuyết trong ngành học này có thể kể đến như: 

• Bảo hiểm trong doanh nghiệp;
• Xây dựng thang và bảng lương;
• Soạn thảo các loại văn bản liên quan đến hợp đồng, ký kết hợp tác, thuế, bảo hiểm, hồ sơ nhân lực,…
• Cách lưu trữ, nhập liệu hồ sơ, quản lý cơ sở vật chất;
• Cách tổ chức, hoạch định các chương trình;
• Tuyển dụng cơ bản;
• Kế toán cơ bản.

Để có thể thực hành tốt hãy áp dụng thường xuyên để làm những bài tập cây study của các doanh nghiệp. Ngoài ra bạn có thể tham gia một số khóa học ở các trung tâm đào tạo hành chính nhân sự để có thể apply mức lương cao khi xin việc. Một số trung tâm đào tạo uy tính ngành học này kể đến như: Trung tâm đào tạo thực tế VinaTrain, Tổ chức Tư vấn Giáo dục Việt Nam Eduviet hay Trung tâm VNNP Việt Nam. 

Ngoài kiến thức chuyên môn dân hành chính nhân sự cũng cần trau dồi một số kỹ năng như sau:

Nếu bạn chưa biết nên học hành chính nhân sự ở đâu tốt có thể tham khảo những khóa học nghiệp vụ tại các trung tâm đào tạo nhân sự ngắn hạn được đánh giá cao hiện nay như: Trung tâm hành chính nhân sự VinaTrain,  trung tâm Eduviet, trung tâm đào tạo nhân sự HRC, VNPC là những đơn vị đào tạo rất tốt về hành chính nhân sự.

Với những thông tin trên chắc hẳn bạn đã hiểu làm hành chính nhân sự cần học những gì rồi đúng không. Đừng quên bắt đầu sớm để sớm có một vị trí trong ngành học này nhé! 

Biên tập: Phước Thiện