222 lượt xem

Làm Hành Chính Nhân Sự Cần Học Những Gì?

Công việc của phòng nhân sự là quản lý con người cần nhiều  kỹ năng mềm

Phần lớn mọi người hiện nay đều nhận thấy rằng hành chính nhân sự có một vị trí quan trọng trong một tổ chức. Vậy thực tế hành chính nhân sự là gì? Để làm hành chính nhân sự cần học những gì để đáp ứng nhu cầu tuyển dụng hiện nay.

Trong nội dung bài viết ngày hôm nay, chúng ta sẽ tìm hiểu riêng về bộ phận hành chính nhân sự, về các công việc của hành chính nhân sự, và làm hành chính nhân sự cần học những gì? 

Công việc của phòng nhân sự là quản lý con người cần nhiều  kỹ năng mềm
Công việc của phòng nhân sự là quản lý con người cần nhiều  kỹ năng mềm

Hành chính nhân sự là gì?

Trước tiên, các bạn phải biết rõ được hành chính nhân sự là gì cái đã. Hành chính nhân sự, hay còn gọi là HR (viết tắt của từ tiếng Anh Human Resources), là vị trí đảm nhiệm chức năng của sự tổ hợp hai nhiệm vụ giữa hành chính và nhân sự, nghĩa là bạn sẽ làm việc và chịu trách nhiệm với các công việc liên quan tới thủ tục hành chính nói chung của công ty và thực hiện tổ chức các công tác văn thư để lưu trữ thông tin của nhân viên. 

Tuy nhiên, hiện nay, người làm công tác nhân sự phải “đa nhiệm” hơn các công việc như vậy rất nhiều. Nghĩa là bạn phải hiểu rõ công tác của cả 2 bộ phận hành chính văn phòng và bộ phận C&B, bởi vì đôi khi 2 bộ phận này có thể cùng nằm chung trong một bộ phận trong một công ty nhỏ và vừa, gọi chung bộ phận này là phòng nhân sự.

Nghề hành chính nhân sự là công việc đươc nhiều người quan tâm hiện nay
Nghề hành chính nhân sự là công việc đươc nhiều người quan tâm hiện nay

Công việc của bộ phận hành chính nhân sự hiện nay là gì?

Quản lý hồ sơ, giấy tờ

Dưới đây là bản liệt kê các đầu việc cần thực hiện trong việc quản lý hồ sơ, giấy tờ của vị trí hành chính nhân sự: Thực hiện các hoạt động tiếp nhận công văn, đơn thư – giấy tờ đề nghị, các loại văn bản, tài liệu được chuyển đến công ty và có quyền giải quyết chúng trong thẩm quyền được chỉ rõ, sau đó cần lưu trữ các dữ liệu trong kho dữ liệu của công ty.
Tiếp nhận các loại giấy tờ chứa thông tin liên quan tới nhân viên, chúng có thể là giấy báo ốm, giấy báo xin nghỉ để tổ chức tiệc cưới…
Theo dõi tình hình thực hiện các hoạt động liên quan tới duy trì văn hóa doanh nghiệp
Quản lý các loại giấy tờ liên quan tới tiền lương và chế độ lương thưởng của nhân viên.

Quản lý hồ sơ sắp xếp giấy tờ là công việc nhân viên hành chính phải làm
Quản lý hồ sơ sắp xếp giấy tờ là công việc nhân viên hành chính phải làm

Công tác lễ tân

Công việc hàng ngày của nhân viên hành chính nhân sự yêu cầu họ phải đảm nhiệm các hoạt động trong công tác lễ tân, bao gồm:Tiếp nhận các giao dịch với khách hàng bằng hai hình thức trực tiếp và trao đổi thông qua điện thoại.
Thực hiện tiếp đón khách mời mỗi khi công ty có sự kiện hay hoạt động nội bộ.
Tham gia tổ chức các sự kiện của công ty và hoạt động vui chơi cho nhân viên nhằm duy trì và phát triển văn hóa nội bộ doanh nghiệp.

Xử lý bảng lương 

Quản lý bảng lương là công việc mà bất kỳ người làm nghề hành chính nhân sự nào cũng cần thực hiện tốt. Các hoạt động liên quan tới bảng lương thông thường sẽ bao gồm việc chấm công hàng ngày cho các nhân viên của công ty; lên danh sách lương, thưởng mỗi tháng cho nhân viên và thực hiện việc chi trả cũng như thanh toán tiền lương đúng hạn.

Lưu giữ cơ sở dữ liệu và hồ sơ lao động hiện tại

Công việc này có thể được gọi chung là hoạt động quản lý hồ sơ nhân sự. Công việc chính của nhân viên hành chính nhân sự trong vấn đề này bao gồm thực hiện các hoạt động lưu giữ thông tin và cơ sở dữ liệu của nhân viên cũng như thực hiện nhiệm vụ bảo mật các thông tin đó.

Công tác quản lý tài sản, thiết bị

Các hoạt động liên quan tới sẽ bao gồm:Thực hiện theo dõi máy móc, thiết bị liên quan tới tài sản của công ty cũng như tiếp nhận các thông tin liên quan tới vấn đề máy móc của nhân viên khác báo lại như máy hỏng, không hoạt động được hoặc máy quá cũ cần thay mới hoặc bảo trì. Từ đó có kế hoạch cần thiết để bảo dưỡng nhằm duy trì tiến độ làm việc thông thường cho nhân viên ở bộ phận sản xuất.
Kê khai các ấn phẩm văn phòng hàng tháng và thực hiện hoạt động mua cung cấp cho các phòng ban trong tổ chức.

Quản lý hồ sơ sắp xếp giấy tờ là công việc nhân viên hành chính phải làm
Quản lý thiết bị tài sản cố định là 1 phần trong công tác hành chính

Làm hành chính nhân sự cần học những gì?

Kiến thức:

Yêu cầu của một người làm hành chính nhân sự là bạn phải đảm bảo mình đã có những kiến thức từ cơ bản đến chuyên sâu về lĩnh vực nhân sự. Thông qua môi trường lớp đào tạo như: các truờng đại học, cao đẳng dạy chuyên ngành liên quan đến quản trị nhân sự, hay các trung tâm đào tạo nghề hiện nay bắt kịp xu thế mở ra để đào tạo các lớp ngắn hạn, chuyên sâu cho học viên mới tốt nghiệp ra trường cũng như cho học viên nâng cao chuyên môn nghiệp vụ Việc tự tìm học những lý thuyết về nhân sự cho mình trước khi nộp hồ sơ vào một công ty nào đó là một điều “cực kỳ” cần thiết, để gia tăng cơ hội việc làm cho bạn.

Các nội dung lý thuyết mà bạn một người làm hành chính nhân sự cần học là: bảo hiểm trong doanh nghiệp; xây dựng thang, bảng lương; soạn thảo văn bản; thuế, thu nhập, bảo hiểm xã hội; quản lý hồ sơ và lưu trữ văn bản; hoạch đinh tổ chức; hướng dẫn tuyển dụng cơ bản,…

Kỹ năng:

 Kỹ năng giao tiếp tốt

Khi nói đến nghề hành chính nhân sự không thể bỏ qua kỹ năng giao tiếp, đây là một kỹ năng mềm vô cùng quan trọng. Nghề nhân sự liên quan đến con người, giao tiếp và làm việc giữa người với người trong một tập thể. Với vai trò là nhân viên hành chính nhân sự trong một công ty, doanh nghiệp, bạn phải thật khéo kéo trong cách ứng xử cũng như giao tiếp, đôi khi còn phải bỏ qua cái tôi của mình để làm sao đôi bên cùng cảm thấy hài lòng.

Giao tiếp trong hành chính nhân sự là yếu tố then chốt cực kỳ quan trọng
Giao tiếp trong hành chính nhân sự là yếu tố then chốt cực kỳ quan trọng

Đạo đức của người làm nhân sự

Là người được chủ lao động tín nhiệm và tin tưởng, chia sẻ các thông tin bí mật liên quan đến công ty cũng như các thông tin về mức lương của từng nhân viên. Đạo đức của một người làm hành chính nhân sự không cho phép họ chia sẻ hoặc tiết lộ thông tin cho bất kỳ nhân viên nào trong công ty, tránh tình trạng đố kỵ, ganh tị nơi công sở.

Kỹ năng giải quyết các xung đột

Trong một doanh nghiệp, công ty, môi trường làm việc lớn thì những xung đột, cãi vã là điều không thể tránh khỏi. Đây cũng là cơ hội để những người làm hành chính nhân sự thể hiện rõ vai trò của mình trong việc dàn xếp, giải quyết các xung đột nơi công sở.

Để giải quyết các xung đột nơi công sở không hề đơn giản, đòi hỏi bên hành chính phải thu thập các thông tin, xác định nguyên nhân và tìm cách cởi nút các vấn đề, thương lượng làm sao để cả 2 bên xung đột đều cảm thấy hài lòng và được tôn trọng.

Người làm nhân sự nhất định phải có được kỹ năng tổ chức, quản lý và xắp xếp vấn đề
Người làm nhân sự nhất định phải có được kỹ năng tổ chức, quản lý và xắp xếp vấn đề

Kỹ năng tổ chức

Một phần công việc của nhân viên hành chính nhân sự liên quan đến việc xử lý giấy tờ, văn bản, bao gồm quản lý các công văn giấy tờ, hợp đồng, hồ sơ người lao động… Chưa hết, các điều khoản, quy định và luật lao động liên tục thay đổi… Tất cả đòi hỏi một nhân viên hành chính phải có kỹ năng tổ chức và quản lý các giấy tờ một cách an toàn và khoa học.

Thực tế hiện nay có các trung tâm thực hành, họ có đào tạo cho các bạn về ngành nhân sự từ lý thuyết cho tới thực hành với doanh nghiệp mà họ liên kết, với mức giá ưu đãi, bạn có thể tham khảo trên các bài viết của chúng tôi hoặc trên website của các trung tâm đó.

Hy vọng bài viết về Làm hành chính nhân sự cần học những gì, đã mang đến cho các bạn những thông tin hữu ích.Chúc các bạn có một ngày học tập, làm việc vui vẻ và tìm được hướng đi đúng đắn trong công việc!

Nguồn: Phạm Thanh Lan (Lanpt@gmail.com)

6 thoughts on “Trung Tâm VinaTrain Có Tốt Không, Những Tin Đồn Về Chất Lượng Đào Tạo ?

  1. Lan Anh says:

    Mình cũng đang tìm hiểu khoá học bên đây đi đc 1 b nhưng bạn quá nên hẹn họ qua t11 học chưa biết tên nhưng buổi đầu khá OK

  2. Hồ Thu An says:

    Mình đang phân vân về chất lượng đào tạo và kiến thức thực tế của Trung tâm vì thấy có phốt, may quá đọc được bài viết đính chính này đã khiến mình cảm thấy yên tâm hơn và cũng sẽ đăng ký học.

  3. Ngô Ngọc Quỳnh says:

    Hiện tại mình đang học tiếng Trung, không biết có nên học thêm 1 khóa kế toán không vì không phải chuyên ngành.

  4. Bình Duy says:

    Covid nên tình hình công việc ảnh hưởng nặng nề quá. Công ty mình đến giờ là cuối năm rồi mà vẫn làm nữa tháng thế này thì người lao động như chúng tôi làm sao lo được cho gia đình. Tính học thêm lớp quản trị để làm việc khác quá, mà chưa biết nên tìm chỗ nào uy tín. Mọi người có ai biết không, chỉ mình với

  5. thái hòa says:

    xin chào, mình năm nay 38 tuổi, 6 năm qua vất hết mọi công việc để ở nhà chăm 3 đứa con, bây giờ con lớn rồi mình muốn đi làm lại để phụ chồng. Mình đang phân vân giữa kế toán và hành chính nhân sự, không biết tầm tuổi này thì làm việc ở ngành nào dễ hơn nhỉ

  6. Đoàn Mạnh says:

    mình đang làm việc văn phòng 2 năm nay, thỉnh thoảng có làm về lương nhưng không làm liên tục, mình muốn học để có thể tính lương cho hơn 500 lao động, hợp đồng nhân sự và hiểu hơn về việc so sánh luật 2012 với 2019, khóa học nào có thể giúp mình giải quyết những vấn đề trên 1 cách thành thạo. Nhờ tư vấn dùm

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *