Mẹo nhỏ: Để tìm kiếm chính xác các ấn phẩm của GiuseArt.com, hãy search trên Google với cú pháp: "Từ khóa" + "giuseart". (Ví dụ: thiệp tân linh mục giuseart). Tìm kiếm ngay
6420 lượt xem

Làm Hành Chính Nhân Sự Cần Học Những Gì? Chia sẻ chi tiết từ [Cập nhật 2024]

Hành chính nhân sự được đánh giá là một “mắc xích” không thể thiếu ở bất kỳ công ty, tổ chức nào. Vậy thực tế, hành chính nhân sự là vị trí công việc như thế nào? Và làm hành chính nhân sự cần học những gì để có thể đáp ứng tốt nhu cầu tuyển dụng hiện nay. Cùng tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây nhé!

Công việc của phòng nhân sự là quản lý con người cần nhiều kỹ năng mềm

1. Hành chính nhân sự là gì?

Trước tiên, các bạn cần phải hiểu rõ hành chính nhân sự là gì? Hành chính nhân sự hay còn gọi là HR (viết tắt của từ tiếng Anh Human Resources). Đây là vị trí đảm nhiệm hai nhiệm vụ chính liên quan đến hành chính và nhân sự, nghĩa là bạn sẽ làm việc và chịu trách nhiệm với các công việc về thủ tục hành chính của công ty nói chung và thực hiện tổ chức các công tác văn thư để lưu trữ thông tin của nhân viên nói riêng. 

Tuy nhiên, hiện nay, người làm công tác nhân sự phải “đa nhiệm” hơn các công việc như vậy rất nhiều. Nghĩa là bạn phải hiểu rõ công tác của cả 2 bộ phận hành chính văn phòng và bộ phận C&B, bởi vì đôi khi 2 bộ phận này có thể cùng nằm chung trong một bộ phận trong một công ty nhỏ và vừa, gọi chung bộ phận này là phòng nhân sự.

Nghề hành chính nhân sự là công việc đươc nhiều người quan tâm hiện nay

2. Công việc của bộ phận hành chính nhân sự hiện nay

Trước khi quyết định gắn bó với vị trí Hành chính nhân sự, bạn cần biết những công việc cơ bản của bộ phần này để nhận định xem nó có thực sự phù hợp với khả năng cũng như sở thích của bản thân không nhé!

2.1. Quản lý hồ sơ, giấy tờ

Dưới đây là bản liệt kê các đầu việc cần thực hiện trong việc quản lý hồ sơ, giấy tờ của vị trí hành chính nhân sự:

  • Thực hiện các hoạt động tiếp nhận công văn, đơn thư – giấy tờ đề nghị, các loại văn bản, tài liệu được chuyển đến công ty và có quyền giải quyết chúng trong thẩm quyền được chỉ rõ, sau đó cần lưu trữ các dữ liệu trong kho dữ liệu của công ty.
  • Tiếp nhận các loại giấy tờ chứa thông tin liên quan tới nhân viên, chúng có thể là giấy báo ốm, giấy báo xin nghỉ để tổ chức tiệc cưới…
  • Theo dõi tình hình thực hiện các hoạt động liên quan tới duy trì văn hóa doanh nghiệp.
  • Quản lý các loại giấy tờ liên quan tới tiền lương và chế độ lương thưởng của nhân viên.
Quản lý hồ sơ sắp xếp giấy tờ là công việc nhân viên hành chính phải làm

2.2. Công tác lễ tân

Công việc hàng ngày của nhân viên hành chính nhân sự yêu cầu họ phải đảm nhiệm các hoạt động trong công tác lễ tân, bao gồm:

  • Tiếp nhận các giao dịch với khách hàng bằng hai hình thức trực tiếp và trao đổi thông qua điện thoại.
  • Thực hiện tiếp đón khách mời mỗi khi công ty có sự kiện hay hoạt động nội bộ.
  • Tham gia tổ chức các sự kiện của công ty và hoạt động vui chơi cho nhân viên nhằm duy trì và phát triển văn hóa nội bộ doanh nghiệp.

2.3. Xử lý bảng lương

Quản lý bảng lương là công việc mà bất kỳ người làm nghề hành chính nhân sự nào cũng cần thực hiện tốt. Các hoạt động liên quan tới bảng lương thông thường sẽ bao gồm:

  • Chấm công hàng ngày cho các nhân viên của công ty.
  • Lên danh sách lương – thưởng mỗi tháng cho nhân viên.
  • Tthực hiện việc chi trả cũng như thanh toán tiền lương đúng hạn.

2.4. Lưu giữ cơ sở dữ liệu và hồ sơ lao động hiện tại

Công việc này có thể được gọi chung là hoạt động quản lý hồ sơ nhân sự. Công việc chính của nhân viên hành chính nhân sự trong vấn đề này bao gồm thực hiện các hoạt động lưu giữ thông tin và cơ sở dữ liệu của nhân viên cũng như thực hiện nhiệm vụ bảo mật các thông tin đó.

2.5. Công tác quản lý quản tải, thiết bị

Các hoạt động liên quan tới sẽ bao gồm:

  • Thực hiện theo dõi máy móc, thiết bị liên quan tới tài sản của công ty cũng như tiếp nhận các thông tin liên quan tới vấn đề máy móc của nhân viên khác báo lại như máy hỏng, không hoạt động được hoặc máy quá cũ cần thay mới hoặc bảo trì.
  • Xây dựng kế hoạch cần thiết để bảo dưỡng nhằm duy trì tiến độ làm việc thông thường cho nhân viên ở bộ phận sản xuất.
  • Kê khai các ấn phẩm văn phòng hàng tháng và thực hiện hoạt động mua cung cấp cho các phòng ban trong tổ chức.
Quản lý thiết bị tài sản cố định là 1 phần trong công tác hành chính

3. Làm hành chính nhân sự cần học những gì?

Hành chính nhân sự được biết đến là bộ phận không thể thiếu ở bất kỳ một công ty, doanh nghiệp nào. Chính vì thế nhu cầu tuyển dụng cho vị trí này luôn được chú trọng và mở rộng không ngừng. Tuy nhiên, bên cạnh những cơ hội việc làm rộng mở thì không thể thiếu thách thức. Bạn cần trang bị cho mình những kiến thức lẫn kỹ năng cần thiết để có thể cạnh tranh với nhiều ứng viên khác. Vậy làm hành chính nhân sự cần học những gì?

3.1. Kiến thức

Yêu cầu của một người làm hành chính nhân sự là bạn phải đảm bảo mình đã có những kiến thức từ cơ bản đến chuyên sâu về lĩnh vực nhân sự. Thông qua môi trường lớp đào tạo như: các truờng đại học, cao đẳng dạy chuyên ngành liên quan đến quản trị nhân sự, hay các trung tâm đào tạo nghề hiện nay bắt kịp xu thế mở ra để đào tạo các lớp ngắn hạn, chuyên sâu cho học viên mới tốt nghiệp ra trường cũng như cho học viên nâng cao chuyên môn nghiệp vụ Việc tự tìm học những lý thuyết về nhân sự cho mình trước khi nộp hồ sơ vào một công ty nào đó là một điều “cực kỳ” cần thiết, để gia tăng cơ hội việc làm cho bạn.

Các nội dung lý thuyết mà bạn một người làm hành chính nhân sự cần học là:

  • Bảo hiểm trong doanh nghiệp.
  • Xây dựng thang – bảng lương.
  • Soạn thảo văn bản.
  • Thuế, thu nhập, bảo hiểm xã hội.
  • Quản lý hồ sơ và lưu trữ văn bản.
  • Hoạch định tổ chức.
  • Hướng dẫn tuyển dụng cơ bản…

Một gợi ý hữu ích dành cho các bạn chưa có định hướng rõ ràng trong việc nên học hành chính nhân sự ở đâu dựa trên trải nghiệm của cá nhân mình, đó là hãy tham gia một khóa học nghiệp vụ Hành chính nhân sự tại trung tâm VinaTrain. Đây sẽ là cơ hội giúp bạn tiếp cận với công việc này dễ dàng hơn. Tại sao mình nói như vậy?

  • Với khóa học Hành chính nhân sự tại VinaTrain, mình được trang bị đầy đủ những kiến thức chuyên môn cần thiết.
  • Bài giảng luôn có sự lồng ghép giữa lý thuyết và thực hành, thêm vào đó là những kinh nghiệm làm việc quý giá.
  • Chính sách hỗ trợ học viên cực kỳ chu đáo: Nghỉ học sẽ được học bù vào buổi sau, bảo lưu khóa học nếu có sự cố, giảm học phí,…
  • Được học thử 02 buổi trước khi đăng ký chính thức.
  • Kho tài liệu miễn phí rất hay.
Khóa học Hành chính nhân sự tại VinaTrain

Các bạn có thể đến trung tâm để được trải nghiệm học thử 02 buổi miễn phí để xem chất lượng đào tạo có tốt không, phong cách giảng dạy có thực sự phù hợp với bạn không… và đưa ra quyết định của mình nhé!

3.2.Những kỹ năng cần thiết

  •  Kỹ năng giao tiếp tốt

Khi nói đến nghề hành chính nhân sự không thể bỏ qua kỹ năng giao tiếp, đây là một kỹ năng mềm vô cùng quan trọng. Nghề nhân sự liên quan đến con người, giao tiếp và làm việc giữa người với người trong một tập thể. Với vai trò là nhân viên hành chính nhân sự trong một công ty, doanh nghiệp, bạn phải thật khéo kéo trong cách ứng xử cũng như giao tiếp, đôi khi còn phải bỏ qua cái tôi của mình để làm sao đôi bên cùng cảm thấy hài lòng.

Giao tiếp trong hành chính nhân sự là yếu tố then chốt cực kỳ quan trọng
  • Đạo đức của người làm nhân sự

Là người được chủ lao động tín nhiệm và tin tưởng, chia sẻ các thông tin bí mật liên quan đến công ty cũng như các thông tin về mức lương của từng nhân viên. Đạo đức của một người làm hành chính nhân sự không cho phép họ chia sẻ hoặc tiết lộ thông tin cho bất kỳ nhân viên nào trong công ty, tránh tình trạng đố kỵ, ganh tị nơi công sở.

  • Kỹ năng giải quyết các xung đột

Trong một doanh nghiệp, công ty, môi trường làm việc lớn thì những xung đột, cãi vã là điều không thể tránh khỏi. Đây cũng là cơ hội để những người làm hành chính nhân sự thể hiện rõ vai trò của mình trong việc dàn xếp, giải quyết các xung đột nơi công sở.

Để giải quyết các xung đột nơi công sở không hề đơn giản, đòi hỏi bên hành chính phải thu thập các thông tin, xác định nguyên nhân và tìm cách cởi nút các vấn đề, thương lượng làm sao để cả 2 bên xung đột đều cảm thấy hài lòng và được tôn trọng.

  • Kỹ năng tổ chức

Một phần công việc của nhân viên hành chính nhân sự liên quan đến việc xử lý giấy tờ, văn bản, bao gồm quản lý các công văn giấy tờ, hợp đồng, hồ sơ người lao động… Chưa hết, các điều khoản, quy định và luật lao động liên tục thay đổi… Tất cả đòi hỏi một nhân viên hành chính phải có kỹ năng tổ chức và quản lý các giấy tờ một cách an toàn và khoa học.

Kỹ năng tổ chức

Thực tế hiện nay có các trung tâm thực hành, họ có đào tạo cho các bạn về ngành nhân sự từ lý thuyết cho tới thực hành với doanh nghiệp mà họ liên kết, với mức giá ưu đãi, bạn có thể tham khảo trên các bài viết của chúng tôi hoặc trên website của các trung tâm đó.

Hy vọng bài viết về Làm hành chính nhân sự cần học những gì có thể mang đến cho các bạn những thông tin hữu ích. Chúc các bạn có một ngày học tập, làm việc vui vẻ và tìm được hướng đi đúng đắn trong công việc!

Tổng hợp – Biên tập: Phước Thiện

Bình luận:

  1. Mỹ Loan says:

    mình thấy nhiều công ty tuyển nhân viên hành chính nhân sự nhưng sau vào công việc thực tế phát sinh thêm rất là nhiều việc khác nữa. Vì vậy tôt nhất là nếu người mới muốn có nghiệp vụ thì phải học rồi đi làm. Nhiều công việc tuyển hành chính nhân sự không có kinh nghiệm làm mãi cũng khó mà thăng tiến được. Kinh nghiệm từ mình đây ngày trước đi làm hành chính chủ yếu là sale admin và giờ cũng đang phải chủ động học thêm nghiệp vụ để chuyển việc

  2. Thùy Dung says:

    Mình đang phân vân giữa hành chính nhân sự tổng hợp vs C&B. nhiều người cứ bảo học ít thôi rồi làm tập trung 1 công việc, nhưng có người lại bảo học nhiều vào, chọn việc cho dễ. Khó ghê. Không biết nên chọn cái gì. haizzzz

  3. Lưu Hương says:

    mình có đứa cháu nó nói thích làm hành chính nhân sự, nhưng mới tốt nghiệp đại học thôi thì có làm được không? Công việc này có yêu cầu phải có bao nhiêu năm kinh nghiệm hay gì không? Cho mình thông tin nhé.

  4. Ngọc Giao says:

    Có ai ứng tuyển mà gặp HR như vậy không ạ?
    Sao mình thấy HR ngày càng không chuyên nghiệp vậy ta.

  5. Thanh Tuyền says:

    Tôi chưa từng học đại học, cũng chưa từng làm bên hành chính nhân sự vậy tôi học được không?

  6. Lê Yến says:

    mình mới tốt nghiệp và muốn học nhưng cảm thấy hơi khó, không biết là người mới thì học khóa này được k

  7. Hạnh says:

    Mình học ngành Quản trị nhân sự ra và học thêm 1 khóa học thực tế thì thấy nghề nhân sự đang rất nổi được nhiều bạn sv tốt nghiệp trái ngành quan tâm tới, nhưng cũng đòi hỏi mình nhiều kĩ năng nói chung là vẫn phải học hỏi nhiều nhưng đây là ngành bạn nên quan tâm nha

  8. Nguyễn Thu Hiền says:

    sao thấy nghề tuyển dụng cũng đang hot ghê, không biết tuyển dụng có thuộc hành chính nhân sự không và nếu học thì học riêng hay chung nhỉ?

  9. Hoàng Thư says:

    Mình học khoá học hành chính nhân sự chỗ vinatrain thấy cũng được , họ dạy lý thuyết với thực hành mà mấy cái đó toàn phục vụ cho công việc thực tế hiện tại của mình . đi làm có mấy kĩ năng đó cũng tự tin hơn hẳn . Mọi người cứ tham khảo học ở đây xem sao nha , lúc đầu nghỉ ko ổn đến z đâu

    • Kim Duyên says:

      Chị ơi chị học xong khóa ở vinatrain rồi ạ? Mà em đang thắc mắc là làm hành chính nhân sự có cần những kỹ năng gì đặc biệt hay quan trọng k, em phân vân k biết nên học khóa này k í

  10. Trân Huy says:

    Những kỹ năng về hành chính nhân sự trong việc tuyển và chọn ở các quán coffee là hình thức gì vậy ạ những hình thức đó có đảm bảo về việc nhân lực thậm chí năng lực có được phát huy và phát triển thêm hay không ạ
    Em cảm ơn bài viết cho em biết nhân sự cần học gì nhưng câu hỏi trên không biết có nằm trong môn học hành chính nhân sự không ạ em muốn đăng ký

  11. Nhuận Ngân says:

    Ở đây có bạn nào đang làm về HCNS không, mô tả thêm cho mình ké với, mình muốn chuyển qua mảng nhân sự, nhưng chưa hiểu rõ, sợ sa ngã mất thời gian mà không hợp

    • Trúc Linh says:

      Mô tả thì dễ mà mình thấy đa số làm cá công việc liên quan đến châm công tính lương, cac chế độ bhxh cho người lao động, quản lý giấy tờ công văn này kia, chuẩn bị cuộc họp á…
      Công ty nào hầu hết cũng làm công việc như vậy bạn nên tìm cho mình 1 trung tâm uy tín mà học thôi. Cứ chế đội quyền lợi rõ ràng minh bạch thông tin. CHịu khó đầu tư khoảng 2-3 tháng thôi

  12. Thư says:

    mình muốn học khóa nhân sự nhưng mình nhìn vào đề cương cũng biết được 1 phần rồi thì mình có nên học khóa này từ đầu k hay học khóa nâng cao nhỉ 😀

    • Tú Anh says:

      Mình thấy học cơ bản thôi vì HR nó cũng kiêm nhiệm nhiều vị trí lắm như mình thấy một mảng thôi thì không đủ trừ khi công ty bạn cho bạn làm chỉ 1 vị trí đó thì ok
      Mà bạn học ở đâu chưa dự định sau tết mình cũng chuyển sang mang hành chính nhân sự mà chưa biết học gì nè

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

The maximum upload file size: 2 MB. You can upload: image, audio, video, document, spreadsheet, interactive, text, archive, code, other. Links to YouTube, Facebook, Twitter and other services inserted in the comment text will be automatically embedded.