Container Packing List Là Gì? Khái Niệm Và Lưu Ý Cần Biết

 Phiếu đóng gói Container (Container packing list) là chứng từ thường xuất hiện trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa. Biết về cách lập chứng từ và đọc hiểu được những trường giá trị trên packing List là việc làm không thể thiếu đối với người làm xuất nhập khẩu.

Vậy Container Packing list là gì, sau đây chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về Container Packing List, những khái niệm và những lưu ý cần biết

Mục đích soạn thảo chứng từ này trong mua bán giao dịch thương mại quốc tế để kiểm soát số lượng hàng hóa được đóng trong container, từ đó biết chính xác về quy cách đóng gói, số lượng, chủng loại để có phương án xếp và bốc dỡ hàng phù hợp do việc vận chuyển cần rất nhiều công đoạn và cũng nhiều khái niệm mới phát sinh nếu bạn là người mới cần hiểu thật kỹ về container Packing list là gì ?.

Container Packing List – khái niệm và lưu ý cần biết

Container Packing List là gì

Container Packing List còn có một cái tên khác là Packing List hạ, khái niệm này dùng để nói đến giấy chứng nhận được hãng tàu phát hành đưa cho chủ hàng điền. Nhiệm vụ của chủ hàng là phải điền những thông tin quan trọng trong container packing list để tránh những thất thoát hư tổn trong toàn bộ quá trình,

Những thông tin có trong container packing list là những thông tin có liên quan tới hàng hóa như thông số về kỹ thuật cũng như các đặc tính lý hóa khác. Bên cạnh đó còn có các thông tin về địa điểm đến để nộp cho cảng, đảm bảo được quá trình vận chuyển, bốc dỡ hàng hóa là an toàn cũng như không có hư tổn.

Tránh nhầm lẫn Container Packing List với Packing list của chủ hàng thường đi kèm với invoice. Đây là loại giấy có nội dung tương tự với Container Packing List, nhưng lại do chủ hàng (phía shipper) phát hành và được gửi đến cho người nhận (hay còn gọi là consignee).

Nếu quá khó hiểu thì bạn chỉ cần nhớ như vậy: Container Packinglist là hãng tàu phát hành cho bên dịch vụ thuê container của họ (forwarder) còn packing list  đi kèm với invoice là do chủ hang thật sự hoặc bên dịch vụ vận tải phát hành để phản ánh về tình trạng đóng hàng của họ.

Khi container vào cảng tài xế là ngừơi nộp packing list hạ cho cảng. Hiện tại ở  Hồ Chí Minh cảng Cát Lái không áp dụng việc nộp phiếu Packing List hạ này nữa vì đã khai E-Port,  các cảng ở khu vực miền Nam vẫn còn thực hiện như: Tanamexco, Phúc Long, Sotrans…

Lưu ý trên Container Packing List

• Chủ hàng bắt buộc phải hoàn thành thủ tục hải quan và đưa container về bãi trước khi đến giờ closing time đã được thông báo và ghi trên lệnh cấp container trước đó.
• Khi container hạ bãi, chủ hàng phải kiểm tra hàng hóa để đảm bảo các thùng hàng không có hư tổn gì.
• Mỗi hãng tàu sẽ có 1 form container packing list khác nhau nên khi nhận mẫu bạn đừng thắc mắc điều này quy  định cũng sẽ khác nhau luôn đó.

Các thông tin mà chủ hàng phải điền trong mẫu Container Packing List

Các thông tin cần điền bao gồm những nội dung sau đây:

• Tên chủ hàng: Đây là người yêu cầu vận chuyển hàng hóa, là bên đóng vai trò xuất khẩu trong hợp đồng ngoại thương, người có hàng hóa muốn xuất để đem lại thu nhập. Nếu tài xế hoặc chủ nhà xe khai giấy này thì phải ghi tên chủ của hàng hóa để đảm bảo đây là người chịu trách nhiệm pháp lý trong các trường hợp khác.
• Số booking: Là số hiệu chứng tỏ quá trình chủ hàng đã đặt với hãng tàu, tức hai bên đã có sự thỏa thuận bằng hợp đồng và bên hãng tàu sẵn sàng cung cấp dịch vụ cho bên chủ hàng hóa.
• Tên tàu, số chuyến tàu: Tên tàu là phương tiện vận chuyển hàng hóa của bạn tại cảng, trên cảng có nhiều loại tàu với các hãng khác nhau, vì vậy bạn cần phải điền chính xác tên tàu để thục hiện đúng hợp đồng với các hãng tàu và tránh những nhầm lẫn đáng tiếc.
• Cảng chuyển tải, cảng đến: Đây là một trong những nội dung quan trọng nhất trên tờ khai, là địa chỉ của người nhận, hoặc nơi nhận vận chuyển đến địa chỉ cuối cùng. Nếu bạn điền sai thông tin này, tàu vẫn sẽ đi theo lộ trình cũ, nhưng tờ khai sẽ khó mà hợp lệ và gây khó khăn cho các cảng trong quá trình quản lý các hoạt động vận chuyển.
• Số container, số seal, loại container: Là một trong những yếu tố đảm bả cho việc vận chuyển hàng đến cảng diễn ra suôn sẻ, không bị tình trạng thiếu xe thừa hàng. Chính vì thế khi đặt container, bạn cần ước tính chính xác số contsiner mình cần và tùy loại hàng hóa mà container có các kích thước hoặc một số tính chất khác nhau.
• Tên hàng, khối lượng hàng, trọng lượng cụ thể, số kiện hàng: Là các thông tin cơ bản về hàng hóa, bên cạnh các thông tin này, một số mẫu container packing list còn có các mục như nhiệt độ, tính chất,… để đảm bảo cho tínhđặc thù của hàng hóa và việc vận chuyển diễn ra thông hanh, không có trục trặc gì khiến hàng hóa bị hư hỏng, tổn hại.
• Nếu hàng hóa yêu cầu phải bảo quản ở nhiệt độ lạnh cần phải ghi thêm yếu tố này, để cho việc vận chuyển đúng, và tránh việc hư hỏng hàng hóa lẫn việc xếp dỡ hàng gặp nguy hiểm trong điều kiện nhiệt độ thay đổi đột ngột.

Tìm Hiểu Tổng Quan Về Packing List

Bên trên chúng ta đã tìm hiểu về container packing list. Sau đây chúng ta sẽ tìm hiểu thêm những khái niệm hữu ích về packing list đây là 2 loại chứng từ mà dân trong nghề rất hay nhầm lẫn

Packing list là gì?

– Packing list là phiếu đóng gói hàng hóa hay có thể hiểu theo nghĩa là bảng kê hay danh sách đóng gói chi tiết về hàng hóa và là một thành phần quan trọng không thể thiếu bên trong một bộ chứng từ.

– Việc soạn thảo packing list thực ra cũng không quá phức tạp, có thể dựng theo form đã có hoặc bạn có thể tự tạo trên nguyên tắc đảm bảo các thông tin cần có.

Nội dung chính của packing list là gì?

Thực chất packing list chứa một số nội dung cơ bản như sau:

– Chứa một số nội dung bao gồm logo của hãng tàu hoặc công ty vận chuyển hàng hóa cùng một số các thông tin khác như tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax của họ.

– Thông tin của chủ hàng hay ( shipper ): tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax.

– Thông tin của người nhận hàng thực thụ hay còn gọi là người mua hàng ( consignee ): tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax.

– Mã số packing list: đối với bất cứ một giao dịch hay bảng kê nào cũng vậy, cũng cần một mã số nhất định để có thể phân loại với các lô hàng hóa của các chủ hàng khác. Mục đích của mã số packing list chính là để giúp công việc phân loại, sắp xếp và tránh được một số nhầm lẫn trong việc thực hiện đơn hàng vận chuyển.

– Ngày lập hóa đơn: đây là mục không thể thiếu trong packing list nhằm thông báo cho khách hàng về ngày lập hóa đơn.

– Tên tàu của hãng tàu và số chuyến: Thực chất thì mỗi hãng tàu đều có một tên riêng và mã số khác nhau tuy nhiên để tránh bị nhầm lẫn với các con tàu khác của hãng hay các con tàu của hãng tàu khác thì sẽ dễ dẫn đến những sai lầm đáng tiếc trong việc nhận nhầm hàng, kể cả số chuyến tàu cũng mang ý nghĩa như vậy.

– Cảng khởi hành và cảng đến: đây là hai địa điểm bao gồm địa điểm mà người gửi hàng ( chủ hàng – shipper ) giao hàng và địa điểm còn lại là địa điểm mà người nhận hàng hóa ( consignee ) sẽ nhận hàng.

– Số vỏ container hàng hóa và loại container và đối với những container có chế độ làm lạnh để vận chuyển hàng đông lạnh thì phải ghi thêm cả thông số hiệu chỉnh nhiệt độ cho container để phù hợp với việc bảo quản sản phẩm của mình.

– Thông tin của cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng hóa.

– Thông tin mô tả của từng loại hàng hóa trong lô hàng hóa cần vận chuyển đó bao gồm các thông tin như tên hàng hóa, số lượng hàng, trọng lượng hàng, số kiện hàng, thể tích ( nếu mặt hàng đó là xăng dầu chẳng hạn ), tính chất của hàng hóa ( ví dụ như hàng dễ vỡ ).

Packing list  có vai trò gì trong giao dịch xuất nhập khẩu:

– Đối với việc lập packing list đối tác sẽ biết được số lượng hàng hóa đóng gói chuẩn chưa từ có đó phương án vận tải phù hợp.

– Bạn có thể thông qua các thông tin trên packing list có phương án sử dụng nhân công, kho bãi hợp lý ( kích cỡ của xe vận tải tùy thuộc vào khối lượng của hàng hóa, kích thước của thùng hàng ).

Cuối cùng, đối với hóa đơn thương mại ( commercial invoice ) và bảng kê chi tiết đóng gói hàng hóa ( packing list ) trên cơ sở có nội dung gần như tương tự nhau tuy nhiên hai loại chứng từ này lại có những chức năng khác nhau và có ích đối với những đối tượng khác nhau. Bạn cũng nên hiểu rõ về packing list để tránh phạm phải những sai lầm không đáng có bất kể là bạn là chủ hàng, người nhận hàng, hãng tàu hay công ty giao nhận vận chuyển thì luôn luôn lưu ý rằng trong một bộ chứng từ xuất nhập khẩu chắc chắn luôn có packing list.

Chúc các bạn thành công!