Tham Khảo Cách Đóng Dấu Theo Quy Định, Thế Nào Là Đúng?

Nếu bạn thuộc khối hành chính, kế toán nhất định phải biết cách đóng dấu theo quy định như thế nào cho đúng. Đóng dấu sai dẫn tới nhiều hệ lụy khó lường trong công việc. Hãy cùng tìm hiểu cách đóng dâu theo quy định do SEGVN trình bàytại đây.

Là người phụ trách giấy tờ hoặc làm về bên hành chính, nhân sự, kế toán thì làm việc với các con dấu sẽ là điều thường xuyên. Nếu không biết cách đóng dấu theo quy định thì công việc của bạn sẽ chịu ảnh hưởng nghiêm trọng đó.

Nếu bạn chưa biết gì về con dấu thì kiến thức đầu tiên bạn cần cập nhật chính là con dấu là gì? Con dấu chính là phương tiện do cơ quan nhà nước đầy đủ thẩm quyền cung cấp, đăng ký. Con dấu được dùng để đóng tại các văn bản, hợp đồng, giấy tờ pháp lý của các cơ quan, chính quyền, các tổ chức nhà nước và cả bên bộ phận doanh nghiệp, công ty và xí nghiệp.

Việc đóng dấu phải được thực hiện theo đúng quy định, đúng pháp lý. Bởi khi đó văn bản, hợp đồng, giấy tờ đó mới được công nhận là đúng pháp luật.

Tại các công ty, doanh nghiệp, tổ chức, xí nghiệp ngoài nhà nước, các con dấu được sử dụng có rất nhiều loại. Để hiểu được cách đóng dấu theo quy định bạn cần phân loại được các con dấu và cách đóng sao cho đúng nhất.

Các quy định về đóng dấu

1. Đóng dấu chữ ký

Hình thức đóng dấu chữ ký được hiểu là dấu sẽ được đóng đè lên chữ ký của người đủ thẩm quyền ký trong văn bản, hợp đồng, các điều luật ban hành. Việc đóng dấu sẽ thể hiện sự đúng và đủ luật theo quy định.

Khi đóng dấu lên chữ ký, bạn sẽ làm như sau:

1. Tại văn bản, hợp đồng, giấy tờ đã có chữ ký tại phần người có thẩm quyền ký và xác định, đóng dấu lên đó. Lưu ý, chỉ đóng dấu khi đã có chữ ký.
2. Dấu có hiệu lực là dấu được đóng rõ ràng, màu mực là màu đỏ và không bị ngược chiều dấu.
3. Hình thức đóng dấu được quy định là trùm lên trên chữ ký khoảng ⅓ và hướng về bên tay trái chữ ký.

2. Đóng dấu treo

Dấu treo là dấu ở trên đầu trang được thể hiện ở phần tên cơ quan, tên tổ chức. Ngoài ra dấu treo còn thể hiệu ở tên của phụ lục đi kèm theo các văn bản, nội dung chính.
Tuy nhiên dấu treo lại không thể hiện tính pháp lý của văn bản. Dấu này chỉ thể hiện đây là phần phụ lục của nội dung chính.

3. Đóng dấu giáp lai

Dấu giáp lai được hiểu là con dấu được đóng tại lề trái hoặc lề phải của các tài liệu nhiều hơn 2 tờ. Điều này giúp thể hiện tính xác thực của vă bản, ngăn chặn các nội dung thêm bớt không đúng quy định.

Khi các công ty ký nháy hay ký nhiều trang, ngoài chữ ký và con dấu cần đảm bảo đúng quy định thì sẽ có dấu giáu lai của tất cả các con dấu của các bên tổ chức có liên quan trong biên bản đó.

Dấu giáp lai được quy định trong từng bộ ban ngành khác nhau. Ví dụ như tại tổng cục hải quan, với văn bản có từ 2 trang trở lên in 1 mặt phải có dấu giáp lai. Nếu in 2 mặt thì được tính từ 3 trang trở lên

4. Con dấu nổi

Thông thường thì dấu giáp lai, dấu treo, dấu chữ ký là phổ biến trong các văn bản hành chính. Tuy nhiên ở một số cơ quan được phép cấp về văn bằng như bằng lái xe, các loại chứng chỉ, các loại thẻ như thẻ căn cước thì sẽ có thêm 2 loại dấu là con dấu nổi và con dấu thu nhỏ. Dấu này được dùng trong các công tác, nghiệp vụ chuyên nghiệp. Được nhà nước chỉ định và cho phép ban hành riêng.

Con dấu nổi sẽ được in ra và được ép khuân lên những dạng dụng cụ mang tin bằng sáp như giấy ảnh hoặc là các kim loại trong văn bản kèm theo. Được đóng trên các vật liệu hay bề mặt mang thông tin.

Con dấu này được sử dụng để xác định thông tin của các giấy tờ theo quy định phải có dấu nổi. Một số giấy tờ cần có như: chứng minh thư, biển của các loại xe máy, ô tô, xe tải, các văn bằng, chứng chỉ của Bộ giáo dục, bằng của các trường đại học. Các loại thể như visa, hộ chiếu, thẻ căn cước công dân cũng sẽ đóng dấu này.

5, Con dấu thu nhỏ

Đây là con dấu thuộc quyền sử dụng của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Sở dĩ được gọi là thu nhỏ do nó dùng để đóng lên các văn bản có size nhỏ, hạn chế như thẻ căn cước, thẻ bảo hiểm, đăng ký giấy tờ các loại xe.

Những con dấu được giới thiệu ở trên là con dấu mang tính pháp lý, còn đối với các con dấu không mang tính pháp lý thì được sử dụng như nào? Con dấu không mang tính pháp lý được coi là con dấu không do cơ quan nhà nước ban hành. Các hình dạng được biết đến như: tròn, vuông, chữ nhật, oval, elip… Ngoài màu đỏ còn dùng màu xanh hoặc tím than… để tiện lợi trong công việc. Có thể kể đến một số dấu như:

• Dấu chức danh, dấu tên
• Dấu correct
• Dấu phòng, ban
• Dấu sao y bản chính, đối chiếu bản chính
• Dấu chữ nhật thông tin cửa hàng…

Cách Quản lý và sử dụng con dấu

Không chỉ đóng dấu đúng quy định, sử dụng dấu theo đúng các điều khoản, căn cứ các văn bản pháp lý thì việc quản lý các con dấu cũng cần phải lưu ý.

Để hiểu rõ hơn về cách quản lý và sử dụng con dấu bạn nên tham khảo luật doanh nghiệp 2020 có hướng dẫn cụ thể về quy định và quản lý con dấu thay đổi bạn nên biết:

1. Đối với mẫu dấu công ty hiện tại đang sử dụng dấu do công an cấp giấy chứng nhận mấu dấu: Công ty vẫn tiếp tục sử dụng. Trong trường hợp con dấu hết thời hạn sử dụng theo giấy chứng nhận mẫu dấu hoặc con dấu hỏng thì Công ty đặt khắc dấu mới và ban hành Quyết định sử dụng mẫu con dấu mới.

2. Đối với mẫu dấu công ty đang sử dụng, mà thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh ( Sử dụng con dấu theo Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014): Công ty vẫn sử dụng bình thường. Trong trường hợp có thay đổi mẫu con dấu, số lượng con dấu thì Công ty ban hành Quyết định sử dụng mẫu con dấu mới, số lượng con dấu.

3. Đối với những công ty thành lập mới theo Luật Doanh nghiệp 2020 (Sử dụng mẫu dấu theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020): Công ty sau khi khắc dấu xong, ban hành Quyết định sử dụng mẫu dấu của công ty..

Trên đây là cách đóng dấu theo quy định, bạn cần phải hiểu và nắm được chính xác thông tin về các con dấu để áp dụng vào nghiệp vụ. Hãy nhớ việc sử dụng dấu sai là rất nguy hiểm và ảnh hưởng nghiêm trọng đến tính pháp luật nhé.

Lily – Tổng hợp và biên tập